電話対応の効率化やテレワーク対応、コスト削減を同時に実現したいと考える企業が増えています。そこで注目されているのが「クラウドPBX」です。従来の電話設備では、拠点拡大や働き方の変化に柔軟に対応しきれず、運用負担やコスト面に課題を感じているケースも少なくありません。こうした課題を解決する手段として、クラウドPBXは有効な選択肢となります。
今回は、クラウドPBXの仕組みや特長、導入メリットについて解説します。
クラウドPBXは、従来オフィスに設置されていた構内交換機（Private Branch Exchange 以下、PBX）の機能を、クラウド上で提供する次世代型の電話システムです。インターネット環境さえあれば、社内・自宅・外出先など場所を問わず内線や外線の通話が可能になります。
導入コストを抑えつつ、保守やシステム更新の手間も軽減可能です。テレワークや多拠点展開など、働き方の柔軟化にも対応できる点が特長です。
従来は、社内にPBXを設置し、専門業者が保守・更新を行う仕組みでした。一方、クラウドPBXは構成により物理的な機器の設置が不要になる場合もあります。
インターネット経由で機能を提供するため、どこからでも利用でき、システム更新も自動で行われます。
ビジネスフォン通常、電話やFAXを中心とした限られた機能を持つシステムです。一方、クラウドPBXはスマートフォン（以下、スマホ）やPCでの通話が可能なほか、CRM（Customer Relationship Management（顧客関係管理）の略）や業務管理ツールと連携することで、通話録音や顧客情報の自動表示など柔軟な機能拡張も可能です。
クラウドPBXは、従来のPBXと比較して多くのメリットがあり、コスト削減から業務効率化、災害対策まで、幅広い効果が期待できます。ここでは、クラウドPBXの主なメリットについて解説します。
物理的なPBX装置を施設内に設置する必要がないため、維持管理コストが大幅に削減されます。物理機器の保守・点検・修理といった作業が不要になるほか、システムの更新やセキュリティパッチの適用もサービス提供事業者側で行われるため、IT担当者の運用負担も軽減されます。
従業員がスマホやPCで会社の代表電話番号を使った発着信ができます。テレワーク中や外出先からでも、顧客には会社の代表番号が表示されるため、プライベートな電話番号を知られる心配がありません。
物理的な機器が多くないクラウドPBXは、災害時のBCP対策としても有効です。地震や水害で施設が被災しても、インターネット環境さえあれば別の場所から電話業務を継続できます。不測の事態にも事業の継続性を確保できるため、信頼性の維持や機会損失の回避につながります。
クラウドPBXは小規模な範囲からスタートし、事業の成長や状況の変化に応じて柔軟に拡大することが可能です。まずは一部の部署や特定の機能だけを試験導入し、効果を確認してから全社展開するといった段階的なアプローチが可能です。初期投資のリスクを抑えつつ、導入失敗のリスクも最小限に抑えられます。
クラウドPBXでは、全国の支店や事業所間の通話を内線扱いにできるため、従来発生していた拠点間の通話料を削減できます。インターネット経由で接続するため、物理的な距離に関わらず内線通話が可能です。ただし、削減効果は契約プランや現在の通話状況によって異なるため、導入前に自施設の通話コストをシミュレーションしたうえで検討することをおすすめします。
クラウドPBXは、特定の業態や働き方に適したシステムです。ここでは、クラウドPBXの導入をおすすめする施設・企業について解説します。
連絡を取り合う拠点が多い企業や、テレワークを実施している企業はクラウドPBXに向いているといえます。
本社と支店、店舗間での頻繁なコミュニケーションが必要な場合、従来のPBXでは拠点間通話に外線通話料金が発生していました。クラウドPBXなら全国どこにいても内線として無料で通話可能なため、通信コストを大幅に削減できます。
従来のPBXは、設置工事・配線・設定に数週間から数カ月かかる場合もあります。 一方、クラウドPBXなら物理的な工事が不要で、数週間～1カ月程度で運用開始が可能です。
新規開業を控えたホテルや、急なシステム障害で早急に代替手段が必要な企業にとって、このスピード感は大きなメリットです。既存の電話番号もそのまま引き継げるため、顧客への影響を最小限に抑えながらスムーズに移行できます。
自社サーバーや自社サービスを24時間体制で保守管理しなければならない企業にとって、クラウドPBXは心強い味方です。勤務時間外に緊急のトラブルが発生した場合でも、従業員間の連絡や連携を素早く行えるため、初動対応のスピードが向上します。
また、地震や水害などで施設が被災した場合でも、クラウド上にデータが保存されているため、重要データの損失リスクを下げられます。インターネット環境さえあれば別の場所から業務を継続できるため、BCP対策としても有効です。
クラウドPBXの導入をご検討中の担当者様は、ぜひ一度日立システムズフィールドサービスへご相談ください。
日立システムズフィールドサービスでは、メガバンクをはじめとした金融機関、公共機関、鉄道事業者から、ホテル業界をはじめとする大規模施設、中小企業まで、幅広い業種・規模のお客さまに合わせたソリューションを提供してきました。
PBX、IP-PBX、クラウドPBX合計販売実績は22,000施設以上で、働き方の変化に合わせたクラウド型PBXの導入を支援しております。
スマホ内線化により、オフィス宛の外線をスマホへ自動転送し、どこにいても直接応対が可能になります。リモートアクセスサービスを活用すれば、自宅用PCからオフィスPCを安全に遠隔操作でき、社内システムへのアクセスも実現可能です。
さらに、Web会議システムとの連携により、移動時間と出張費を削減しながら活発なコミュニケーションを促進します。
事業拡大や拠点統合に合わせた段階的な拡張にも対応し、企業の成長に寄り添ったシステム構築を実現します。既存の電話回線やFMCサービス（NTTドコモ、KDDI、ソフトバンクなど）との接続にも幅広く対応しており、スムーズな移行が可能です。
クラウドPBXは、通話コスト削減や業務効率化、テレワーク対応、BCP対策まで幅広い課題を解決できる柔軟な電話システムです。物理機器が不要で拡張性にも優れており、企業規模や働き方の変化にも柔軟に対応できます。自社の業務環境や将来の事業展開を踏まえ、導入を選択肢の一つとして検討することが重要です。
